Biuro udostępnia firmie sprzątającej okno od 19:00 do 22:00. Na papierze to trzy godziny pracy. W praktyce zespół musi najpierw wejść do budynku, przejść procedurę dostępu, wjechać na piętro, wnieść sprzęt i dotrzeć do wszystkich pomieszczeń objętych zakresem.
Czy trzy godziny dostępności biura zawsze oznaczają trzy godziny możliwej pracy? Nie, a różnica rzadko wynika z samego biura. Dlatego przy planowaniu serwisu trzeba uwzględnić całą drogę: od wejścia do biurowca do rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Dostęp do biura zaczyna się przy wejściu do budynku
Zakres prac można opisać bardzo dokładnie i mimo to nie mieć pewności, że zespół dotrze do biura. Sprzątanie biur w centrum Warszawy zaczyna się dla serwisu przy wejściu do budynku, a nie przy drzwiach biura. Przed startem współpracy warto sprawdzić:
- którędy wchodzi personel serwisowy;
- czy potrzebne są karty, klucze lub identyfikatory;
- czy wejście wymaga zgłoszenia w recepcji lub ochronie, jeśli budynek to przewiduje;
- w jakich godzinach można wejść do budynku i z niego wyjść;
- jak wygląda dostęp do obsługiwanych pięter;
- co dzieje się, gdy zmienia się osoba wykonująca serwis.
Nie każdy biurowiec stosuje takie procedury, ale również ich brak warto potwierdzić przed pierwszym serwisem.
Winda i droga na piętro też są częścią organizacji serwisu
Samo pytanie „czy jest winda” mówi niewiele. Ważniejsze, czy zespół ze sprzętem i środkami może z niej skorzystać w godzinach serwisu i gdzie sprzęt będzie przechowywany. Cała logistyka to łańcuch: wejście, sprzęt i środki, winda, piętro, pomieszczenie, powrót. Opóźnienie na jednym z tych etapów może skrócić czas, który pozostaje na wykonanie właściwych prac. To, czy potrzebna jest winda towarowa, zależy od konkretnego budynku.
| Element | Co trzeba sprawdzić |
|---|---|
| Wejście do budynku | zasady dostępu poza standardowymi godzinami |
| Recepcja / ochrona | procedura wejścia personelu |
| Winda | dostępność i zasady przewozu sprzętu |
| Piętro | dostęp do właściwej strefy |
| Zaplecze | możliwość przechowywania sprzętu lub środków |
| Wyjście | procedura po zakończeniu serwisu |
Części wspólne i biuro to nie zawsze jeden zakres
Korytarz wewnątrz biura i korytarz na piętrze mogą wyglądać jak jedna przestrzeń, a organizacyjnie należeć do dwóch obszarów: powierzchni najemcy i części wspólnych budynku. Dlatego przed rozpoczęciem serwisu warto ustalić:
- gdzie dokładnie kończy się powierzchnia objęta usługą;
- kto odpowiada za sprzątanie części wspólnych;
- które strefy pozostają poza zakresem firmy sprzątającej;
- komu zgłaszać problem dotyczący przestrzeni poza obsługiwanym biurem.
Takie rozgraniczenie ma znaczenie również przy prostych sytuacjach. Zabrudzenie tuż przed drzwiami biura, ale na wspólnym korytarzu, bez jasnych ustaleń może zostać zgłoszone firmie sprzątającej, mimo że dana powierzchnia nie należy do jej zakresu.
Formalne okno serwisowe a realny czas pracy
Okno serwisowe mówi, kiedy biuro jest dostępne, ale nie mówi, ile z tego czasu zespół spędzi na sprzątaniu. Część okna zajmie wejście i procedury dostępu, dotarcie na piętro, przygotowanie sprzętu i dostęp do poszczególnych pomieszczeń, a na końcu zakończenie prac i opuszczenie budynku. Uniwersalnych minut podać się tu nie da, bo każdy etap zależy od konkretnego biurowca.
Przy planowaniu harmonogramu liczy się nie tylko długość deklarowanego okna serwisowego, ale czas, który po uwzględnieniu zasad budynku rzeczywiście pozostaje na wykonanie prac. Grafik zbudowany na samym oknie może mieścić się na papierze, a nie mieścić w czasie.
Co jeśli biurowiec nadal normalnie działa podczas sprzątania?
Budynek nie zawsze kończy pracę razem z ostatnim pracownikiem biura. Po rozpoczęciu serwisu mogą trwać spotkania, użytkownicy mogą wchodzić i wychodzić, na piętrach mogą pracować inni wykonawcy, a niektóre strefy bywają chwilowo niedostępne. Takie warunki są możliwe w każdym działającym biurowcu, nie tylko w centrum Warszawy, dlatego lepiej o nie zapytać, niż je zakładać. Sala konferencyjna zajęta do 20:00 zmienia kolejność prac, a zablokowany korytarz trasę ze sprzętem. Harmonogram musi więc opierać się nie tylko na godzinach otwarcia budynku, ale na faktycznej dostępności konkretnych stref.
Kogo trzeba uwzględnić w organizacji serwisu?
W zależności od budynku w organizację serwisu mogą być zaangażowane osoba odpowiedzialna za biuro, recepcja, ochrona, administracja budynku, firma sprzątająca, a w razie potrzeby także osoba odpowiedzialna za dostęp i karty.
Problem organizacyjny pojawia się wtedy, gdy zasady zostały uzgodnione z użytkownikiem biura, ale nie odpowiadają procedurom obowiązującym w samym budynku. Biuro potwierdza serwis od 19:00, a budynek wymaga wcześniejszego zgłoszenia, więc pierwszy wieczór kończy się wyjaśnieniami przy wejściu.
Co ustalić przed rozpoczęciem regularnego serwisu?
Dobra obsługa biur w Śródmieściu zaczyna się od sprawdzenia konkretnego budynku, bo procedur nie da się wyprowadzić z samego adresu. Przed startem regularnego serwisu warto ustalić:
- dokładny zakres obsługiwanej powierzchni;
- godziny, w których biuro jest dostępne;
- procedurę wejścia do budynku;
- dostęp do piętra i potrzebnej infrastruktury;
- zasady wniesienia i przechowywania sprzętu;
- osoby kontaktowe po stronie biura i budynku;
- ile z deklarowanego okna pozostaje realnie dostępne na wykonanie serwisu.
Harmonogram, który działa nie tylko na papierze
Godziny dostępności biura nie są jeszcze pełnym opisem warunków serwisu. Trzeba prześledzić całą drogę od wejścia do budynku do momentu rozpoczęcia pracy i sprawdzić, jakie zasady oraz ograniczenia występują po drodze. Dopiero wtedy można zbudować realistyczny harmonogram zamiast grafiku, który istnieje wyłącznie na papierze.
Najczęściej zadawane pytania
Co trzeba ustalić przed rozpoczęciem sprzątania biura w biurowcu?
Zakres obsługiwanej powierzchni, godziny dostępności biura, procedury wejścia do budynku, dostęp do pięter i infrastruktury oraz osoby kontaktowe po stronie biura i budynku.
Czy godziny dostępu do biura są tym samym co czas dostępny na sprzątanie?
Nie zawsze. Część okna serwisowego może zająć wejście do budynku, dostęp do pięter i pomieszczeń oraz organizacja pracy, dlatego realny czas sprzątania bywa krótszy niż deklarowane godziny.
Czy firma sprzątająca może korzystać z każdej windy w biurowcu?
Zależy to od zasad konkretnego budynku, dlatego warto to ustalić z administracją lub recepcją, zanim zacznie się regularny serwis.
Kto odpowiada za sprzątanie części wspólnych biurowca?
Zależy to od organizacji i ustaleń w danym obiekcie. Ważne, by jasno określić, gdzie kończy się zakres własnego serwisu.
