W dużych warszawskich biurach temat sprzątania rzadko pojawia się wtedy, kiedy wszystko działa dobrze. Najczęściej wraca dopiero wtedy, gdy zaczynają powtarzać się drobne problemy — niedomyta kuchnia po weekendzie, przepełnione kosze po poniedziałku albo podłoga przy wejściu, która wygląda źle już przed południem.
Zwykle nie chodzi o jedną dużą wpadkę. Problemy narastają stopniowo i po kilku miesiącach firmy zaczynają zastanawiać się, czy obecny wykonawca rzeczywiście radzi sobie z organizacją pracy w nowoczesnym biurze.
Dotyczy to szczególnie dużych open space’ów i biurowców, gdzie z jednej przestrzeni korzysta codziennie kilkadziesiąt albo kilkaset osób.
O co warto zapytać firmę sprzątającą przed podpisaniem umowy
W praktyce wiele problemów można przewidzieć jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Sam zakres usług w ofercie zwykle mówi niewiele, bo większość firm deklaruje bardzo podobne rzeczy.
Znacznie więcej pokazują konkretne pytania:
- czy pracownicy są przypisani do jednego obiektu;
- jak wygląda zastępstwo podczas urlopów i absencji;
- kto kontroluje jakość wykonywanych prac;
- ile biur nadzoruje jeden koordynator;
- czy harmonogram zmienia się sezonowo;
- jak szybko realizowane są dodatkowe zgłoszenia;
- czy możliwe są krótkie serwisy dzienne dla kuchni i sanitariatów;
- jakie środki czystości są używane w biurze.
W wielu nowoczesnych biurach największe problemy nie wynikają dziś z samego sprzątania, ale z braku elastyczności. Biuro hybrydowe działa inaczej w poniedziałek, inaczej pod koniec tygodnia. W części firm liczba osób obecnych w biurze potrafi zmienić się z 40 do 140 pracowników praktycznie z dnia na dzień.
Dlatego coraz więcej administratorów zwraca uwagę nie tylko na cenę, ale też na to, czy wykonawca potrafi zapewnić profesjonalny serwis dla firm w Warszawie bez ciągłych zmian organizacyjnych i problemów z komunikacją.
Najszybciej problemy widać zwykle w kuchniach i strefach wspólnych
W jednym z biur na warszawskiej Woli największa liczba zgłoszeń nie dotyczyła wcale podłóg ani sal konferencyjnych. Problem pojawiał się głównie w kuchni. Po kilku godzinach od porannego serwisu blaty były zabrudzone, kosze szybko się zapełniały, a przy większej liczbie pracowników brakowało regularnego uzupełniania środków higienicznych.
To dość charakterystyczne dla dużych biur.
Najbardziej obciążone są zwykle:
- kuchnie;
- strefy socjalne;
- toalety;
- wejścia do budynków;
- open space’y o dużym ruchu;
- sale spotkań używane przez cały dzień.
W praktyce standardowy harmonogram wykonywany codziennie o jednej godzinie coraz częściej przestaje wystarczać. Szczególnie w centrum miasta, gdzie biurowce funkcjonują praktycznie bez przerwy od rana do wieczora.
Właśnie tam najczęściej pojawiają się problemy z utrzymaniem czystości w centrum, zwłaszcza jesienią i zimą, kiedy wejścia oraz ciągi komunikacyjne wymagają dodatkowego czyszczenia nawet kilka razy dziennie.
Rotacja pracowników nadal pozostaje jednym z największych problemów branży
W rozmowach o usługach cleaningowych często pojawia się temat sprzętu albo technologii, ale w praktyce ogromne znaczenie ma po prostu stabilność zespołu.
W jednym z biur IT na Mokotowie wcześniejszy wykonawca zmieniał skład ekipy praktycznie co tydzień. Nowi pracownicy nie znali układu biura, nie wiedzieli, które sale są stale zajęte, a które można sprzątać dopiero wieczorem. Część rzeczy była wykonywana poprawnie, część pomijana, a część realizowana o niewłaściwych godzinach.
Po kilku miesiącach pracownicy przestali zgłaszać uwagi bezpośrednio do serwisu sprzątającego i zaczęli kierować wszystko do office managera. To zwykle jeden z pierwszych sygnałów, że organizacja pracy zaczyna się rozsypywać.
W dużych obiektach, szczególnie powyżej 1500–2000 m², takie problemy bardzo szybko stają się widoczne dla całego biura.
Coraz więcej biur analizuje dziś organizację sprzątania jeszcze przed podpisaniem umowy
Jeszcze kilka lat temu większość firm oczekiwała po prostu szybkiej wyceny. Dzisiaj administratorzy coraz częściej chcą zobaczyć, jak wykonawca planuje pracę w konkretnym obiekcie.
W części powierzchni obsługiwanych przez RIO Cleaning przed rozpoczęciem współpracy wykonywany jest darmowy audyt czystości. Taki audyt obejmuje między innymi analizę ruchu w biurze, sposobu korzystania ze stref wspólnych oraz miejsc najbardziej narażonych na zabrudzenia.
Dopiero później ustalany jest harmonogram pracy.
W praktyce dwa biura o podobnym metrażu mogą wymagać zupełnie innej organizacji serwisu. Software house działający hybrydowo funkcjonuje inaczej niż kancelaria prawna albo call center pracujące zmianowo.
Wieczorne utrzymanie biura wygląda dziś inaczej niż kilka lat temu
W części nowoczesnych biurowców po godzinie 22:00 po korytarzach poruszają się już autonomiczne roboty czyszczące. Jeszcze niedawno takie rozwiązania kojarzyły się głównie z marketingiem, dziś coraz częściej są normalnym elementem pracy w dużych obiektach.
W części biur obsługiwanych przez RIO Cleaning wykorzystywane są roboty Keenon oraz Ecovacs, głównie przy utrzymaniu open space’ów i ciągów komunikacyjnych.
Największą różnicę widać zwykle rano. Przy dużych powierzchniach regularne nocne czyszczenie pozwala utrzymać bardziej powtarzalny standard niż klasyczne odkurzanie wykonywane pod koniec dnia w pośpiechu.
W jednym z biurowców w centrum Warszawy po wdrożeniu nocnego czyszczenia liczba zgłoszeń dotyczących zabrudzeń wykładzin spadła o ponad 50% w ciągu dwóch miesięcy.
Firmy częściej pytają też o chemię i bezpieczeństwo powierzchni
W nowoczesnych biurach coraz częściej pojawiają się pytania nie tylko o sam efekt sprzątania, ale też o bezpieczeństwo powierzchni i intensywność używanej chemii.
W części obiektów stosowane są środki czystości ENZIM — polski producent, szczególnie tam, gdzie znajduje się dużo szkła, drewnianych blatów albo wyposażenia premium.
Administratorzy coraz częściej pytają również o kwestie odpowiedzialności wykonawcy. W biurach technologicznych, kancelariach czy firmach finansowych znaczenie ma nie tylko sama jakość usług, ale też zabezpieczenie związane z obsługą drogiego sprzętu i wyposażenia. RIO Cleaning posiada ubezpieczenie OC 1 mln zł, co regularnie pojawia się podczas rozmów z klientami korporacyjnymi.
FAQ
Jak często powinno być sprzątane nowoczesne biuro?
W większości dużych biur sprzątanie odbywa się codziennie, ale przy intensywnie używanych kuchniach i sanitariatach często potrzebny jest dodatkowy serwis dzienny.
Dlaczego firmy zmieniają serwis sprzątający po kilku miesiącach?
Najczęściej chodzi o spadek jakości, rotację pracowników i brak powtarzalności pracy. Problemy zwykle narastają stopniowo.
Czy roboty sprzątające rzeczywiście sprawdzają się w biurach?
Tak, szczególnie w dużych open space’ach i ciągach komunikacyjnych. Pomagają utrzymać regularność sprzątania dużych powierzchni.
Czy warto pytać firmę sprzątającą o środki czystości i OC?
Tak. Coraz więcej firm zwraca uwagę nie tylko na efekt wizualny, ale też bezpieczeństwo powierzchni, rodzaj używanej chemii i zakres odpowiedzialności wykonawcy.
W dużych biurach problemy związane ze sprzątaniem rzadko pojawiają się nagle. Najczęściej narastają stopniowo razem ze zmianą organizacji pracy i większym ruchem w biurze. Jeśli temat zaczyna wracać coraz częściej, warto zacząć od audytu jeszcze przed podpisaniem nowej umowy.
