W wielu firmach wygląda to bardzo podobnie. Serwis sprzątający pojawia się codziennie po godzinach pracy, rano biuro wygląda dobrze, a mimo to po kilku tygodniach office manager zaczyna dostawać kolejne wiadomości od pracowników.
Najczęściej są to krótkie komentarze:
- „W kuchni znowu jest bałagan po lunchu”.
- „W toalecie na 3 piętrze brakuje ręczników”.
- „Sala konferencyjna przed spotkaniem wyglądała słabo”.
- „Przy wejściu rano było pełno błota”.
W RIO Cleaning widzimy taki scenariusz regularnie — szczególnie w biurach klasy A w Warszawie, gdzie z jednej przestrzeni korzysta jednocześnie kilkadziesiąt osób, a części wspólne są używane praktycznie bez przerwy.
I bardzo często problem nie polega na tym, że biuro nie jest sprzątane. Problem polega na tym, że klasyczny model serwisu wieczornego przestał nadążać za tym, jak dziś funkcjonują nowoczesne biura.
W praktyce coraz więcej firm odchodzi dziś od podstawowego sprzątania wykonywanego wyłącznie po godzinach pracy na rzecz rozwiązania, jakim jest profesjonalne utrzymanie biura, obejmującego kontrolę sanitariatów, serwis dzienny, monitoring części wspólnych oraz regularną dezynfekcję powierzchni dotykowych.
Dlaczego codzienne sprzątanie nie wystarcza w nowoczesnych biurach
Jeszcze kilka lat temu większość biur działała w przewidywalnym rytmie. Pracownicy przychodzili rano, wychodzili po południu, a firma sprzątająca miała kilka godzin na spokojne wykonanie serwisu.
Dziś wygląda to inaczej.
W wielu biurach w centrum Warszawy kuchnie są używane praktycznie przez cały dzień, sale konferencyjne mają spotkania jedno po drugim, a model hybrydowy powoduje dużo większy ruch w częściach wspólnych niż jeszcze kilka lat temu.
W praktyce oznacza to, że nawet dobrze wykonany serwis wieczorny może przestać być zauważalny już około południa.
Najwięcej problemów pojawia się zwykle w tych samych miejscach:
- sanitariatach;
- kuchniach;
- windach;
- strefach wejściowych;
- salach konferencyjnych;
- punktach wspólnych typu ekspresy do kawy czy blaty kuchenne.
W jednym z biur obsługiwanych przez RIO Cleaning w okolicy ronda Daszyńskiego problemem nie były podłogi, ale kuchnia używana codziennie przez ponad 70 osób. Formalnie wszystko było wykonane poprawnie. Problem pojawiał się około godziny 13 — dokładnie wtedy, kiedy kończyła się największa fala lunchowa.
Dopiero wprowadzenie krótkiego serwisu dziennego między 12:00 a 14:00 realnie rozwiązało problem.
Jak dziś wyglądają standardy higieny w biurach
W nowoczesnych biurowcach coraz większe znaczenie mają dziś standardy higieny w biurach, szczególnie w częściach wspólnych i sanitariatach używanych przez kilkadziesiąt osób dziennie.
Jeszcze kilka lat temu większość klientów pytała głównie o cenę za metr. Dziś office managerowie dużo częściej pytają:
- jak wygląda SLA;
- kto odpowiada za kontrolę jakości;
- ile trwa reakcja na zgłoszenie;
- czy możliwy jest dodatkowy serwis dzienny;
- kto monitoruje sanitariaty;
- jak wygląda raportowanie problemów;
- czy wykonywany jest regularny audyt czystości.
I trudno się temu dziwić.
Pracownicy dużo szybciej zauważają brak mydła albo nieprzyjemny zapach w toalecie niż dokładnie umytą podłogę. To właśnie dlatego firmy sprzątające najczęściej przegrywają nie na dużych rzeczach, ale na detalach.
W praktyce największy wpływ na ocenę biura mają:
- Stan sanitariatów po południu.
- Czystość kuchni po lunchu.
- Zapach w częściach wspólnych.
- Widoczne zabrudzenia przy wejściu.
- Dostępność środków higienicznych.
To właśnie te elementy pracownicy oceniają najszybciej.
Dlaczego firmy coraz częściej zmieniają model utrzymania czystości
Jeszcze niedawno większość firm oczekiwała po prostu wykonania listy podstawowych zadań:
- odkurzania;
- mycia podłóg;
- opróżniania koszy;
- sprzątania sanitariatów.
Dziś to już zwykle nie wystarcza.
W nowoczesnych biurach w Warszawie coraz większe znaczenie ma przewidywanie problemów zanim zauważą je pracownicy albo klienci odwiedzający biuro.
Dlatego podczas wdrożenia nowego serwisu w RIO Cleaning analizujemy nie tylko metraż, ale przede wszystkim sposób funkcjonowania przestrzeni.
Sprawdzamy między innymi:
- liczbę pracowników obecnych jednocześnie;
- godziny największego ruchu;
- intensywność użytkowania kuchni;
- obciążenie sanitariatów;
- częstotliwość spotkań;
- miejsca, w których najczęściej pojawiają się zabrudzenia.
W wielu przypadkach okazuje się, że problemem nie jest liczba godzin serwisu, ale ich rozłożenie w ciągu dnia.
W jednym z biur w Śródmieściu codzienny serwis wieczorny trwał ponad 4 godziny. Mimo tego pracownicy regularnie zgłaszali niski poziom czystości. Po audycie okazało się, że największy problem pojawiał się między godziną 13 a 15 — dokładnie wtedy, kiedy kuchnia i sanitariaty były najbardziej eksploatowane.
Po zmianie harmonogramu:
- część prac została przeniesiona na godziny dzienne;
- zwiększono kontrolę materiałów higienicznych;
- wdrożono dodatkową dezynfekcję części wspólnych;
- wprowadzono szybszy system zgłoszeń do koordynatora serwisu.
Efekt?
W ciągu miesiąca liczba zgłoszeń od pracowników spadła o ponad 60%.
Co najczęściej wpływa na ocenę czystości biura przez pracowników
Ciekawostka jest taka, że pracownicy bardzo rzadko oceniają biuro na podstawie własnego stanowiska pracy.
Największy wpływ mają miejsca wspólne.
Jeżeli:
- kuchnia wygląda źle po lunchu;
- w toalecie brakuje środków higienicznych;
- przy wejściu widać błoto;
- sala konferencyjna nie została przygotowana przed spotkaniem,
to pracownicy automatycznie zaczynają oceniać całe biuro jako zaniedbane.
To później wpływa nie tylko na komfort pracy zespołu, ale również na odbiór firmy przez klientów, partnerów biznesowych i kandydatów odwiedzających biuro.
Szczególnie w biurowcach klasy A w centrum Warszawy standard obsługi jest dziś po prostu wyższy niż jeszcze kilka lat temu.
Dlatego skuteczne utrzymanie czystości nie polega już wyłącznie na wykonaniu serwisu po godzinach pracy. Coraz większe znaczenie mają:
- regularna kontrola jakości;
- szybki czas reakcji;
- elastyczny harmonogram;
- monitoring części wspólnych;
- dezynfekcja powierzchni dotykowych;
- stały kontakt z administracją biura.
I właśnie to najczęściej decyduje o tym, czy pracownicy przestają zwracać uwagę na problem czystości — albo zaczynają zgłaszać go jeszcze częściej.
FAQ
Czy serwis dzienny jest konieczny w biurze?
Nie w każdym. W praktyce najczęściej wdrażany jest tam, gdzie kuchnia, sanitariaty i sale konferencyjne są używane praktycznie bez przerwy. W kilku biurach przejętych przez RIO Cleaning samo dodanie krótkiego serwisu między 12 a 14 rozwiązało więcej problemów niż zwiększenie liczby godzin wieczornego sprzątania.
Jak rozpoznać, że obecna firma sprzątająca działa nieskutecznie?
Najczęściej nie chodzi o jeden duży problem, ale o powtarzające się drobne sytuacje — brak środków higienicznych, przepełnione kosze po lunchu albo brak reakcji na szybkie zgłoszenia od administracji biura. To właśnie takie rzeczy pracownicy zauważają najszybciej.
Czy dezynfekcja powierzchni w biurze jest nadal potrzebna?
W praktyce wiele firm zwraca dziś większą uwagę na części wspólne niż jeszcze kilka lat temu. Szczególnie dotyczy to kuchni, sal konferencyjnych i powierzchni dotykowych używanych codziennie przez kilkadziesiąt osób. W biurach, gdzie regularnie pojawiają się klienci albo pracuje duży zespół, dezynfekcja stała się po prostu elementem standardowego utrzymania higieny.
Dlaczego firmy zmieniają serwis sprzątający mimo codziennego sprzątania?
Bo sam harmonogram wieczorny często już nie wystarcza. Najwięcej problemów pojawia się zwykle w ciągu dnia — po lunchu, podczas dużego ruchu w sanitariatach albo przed spotkaniami z klientami. I właśnie wtedy wychodzą różnice między standardowym sprzątaniem a dobrze zorganizowanym serwisem.
