Firma rozważa wprowadzenie robota do obsługi hali i chce znać najbardziej oczywistą rzecz: ile miesięcznie uda się zaoszczędzić? Zanim jednak pojawi się jakakolwiek liczba, wciąż nie wiadomo kilku ważniejszych rzeczy — jaką pracę robot faktycznie przejmie, ile tej pracy w ogóle istnieje, jaka część hali jest dla niego dostępna, co pozostanie po stronie ludzi i jakie nowe koszty pojawią się po samym wdrożeniu.
Co właściwie trzeba porównać, żeby ocenić realny efekt kosztowy automatyzacji?
Nie porównuj robota z pracownikiem — porównaj dwa modele procesu
Najprostszy, ale mylący sposób liczenia oszczędności polega na odjęciu kosztu robota od kosztu pracy człowieka. Problem w tym, że porównanie urządzenia z kosztem pracy jednej osoby nie pokazuje, jaka część konkretnego procesu rzeczywiście zostanie zautomatyzowana i jakie czynności pozostaną po wdrożeniu.
Dlatego warto opisać dwa modele osobno. Model obecny to konkretne zadanie, wykonywane na określonej powierzchni, z określoną częstotliwością, z realnym czasem trwania, czynnościami przygotowawczymi, przerwami i wykorzystywanymi zasobami. Model po automatyzacji to ta sama praca podzielona inaczej — część może przejąć urządzenie, część może pozostać ręczna, a dodatkowo trzeba uwzględnić czynności związane z przygotowaniem i obsługą robota oraz reakcją na sytuacje nietypowe.
Automatyzacja nie usuwa kosztu procesu — zmienia jego strukturę.
Najpierw trzeba ustalić, ile pracy naprawdę może przejąć robot
Zanim pojawi się jakikolwiek rachunek, konieczna jest ocena, ile z danego zadania w ogóle nadaje się do automatyzacji. Warto sprawdzić:
- rzeczywiście dostępną powierzchnię;
- rodzaj podłoża;
- powtarzalność trasy;
- przeszkody pojawiające się regularnie;
- ruch panujący w hali w trakcie pracy urządzenia;
- dostępne okna czasowe;
- zakres, który i tak będzie wymagał pracy ręcznej.
Przy ocenie, czy robot sprzątający do magazynów może przejąć konkretną część prac, trzeba więc zacząć od rzeczywiście dostępnej powierzchni i charakteru zadania, a nie od całkowitego metrażu hali.
Z czego składa się koszt obecnego serwisu?
Punktem wyjścia do jakiegokolwiek porównania jest rzetelne opisanie kosztu procesu, który miałby zostać zautomatyzowany — nie kosztu całej umowy z firmą sprzątającą. Warto uwzględnić:
- czas wykonywania danego zadania;
- jego częstotliwość;
- liczbę roboczogodzin przypisaną właśnie do tego zadania;
- wykorzystywane środki i materiały;
- użycie maszyn, jeśli są stosowane;
- przygotowanie strefy przed rozpoczęciem pracy;
- nadzór nad wykonaniem;
- przerwy i interwencje wynikające z bieżącego funkcjonowania magazynu.
Nie należy przypisywać robotowi całego kosztu umowy z firmą sprzątającą, jeśli automatyzuje tylko jeden fragment zakresu.
Jakie koszty pojawiają się po wdrożeniu robota?
Cena samego urządzenia to dopiero początek pełnego obrazu kosztowego. W zależności od wybranego modelu mogą dojść do tego:
- koszt urządzenia oraz wybrany model jego finansowania;
- serwis i konserwacja;
- części eksploatacyjne;
- materiały wykorzystywane podczas pracy;
- ładowanie oraz infrastruktura potrzebna urządzeniu;
- konfiguracja i wdrożenie;
- czas potrzebny na bieżącą obsługę urządzenia;
- przygotowanie przestrzeni przed każdym cyklem pracy;
- reakcja na zatrzymania i sytuacje nietypowe;
- prace, które mimo wdrożenia nadal pozostają ręczne.
Konkretne elementy tej listy zależą od wybranego urządzenia i modelu współpracy z dostawcą — nie każdy robot ma taką samą strukturę kosztów. Koszt robota nie kończy się na cenie urządzenia.
Uwolniony czas nie zawsze oznacza niższy koszt
Jeśli urządzenie przejmuje zadanie, ale jego wdrożenie nadal wymaga istotnego czasu na przygotowanie, obsługę lub reakcję na sytuacje nietypowe, efekt kosztowy może być mniejszy, niż sugerowałoby samo skrócenie pracy ręcznej. Po wdrożeniu warto więc sprawdzić:
- która czynność została faktycznie przejęta przez urządzenie;
- ile pracy ręcznej realnie przestało być potrzebne przy tym konkretnym zadaniu;
- jakie czynności pozostały po stronie człowieka;
- jakie nowe czynności pojawiły się wokół samego urządzenia;
- czy uwolniony czas można sensownie wykorzystać do innych potrzebnych prac.
Zaoszczędzony czas nie jest tym samym co zaoszczędzone pieniądze. Uwolniony czas może zostać przekierowany na inne zadania, co ma realną wartość operacyjną, ale niekoniecznie oznacza takie samo obniżenie faktycznych wydatków.
Koszt, oszczędność czasu i wartość operacyjna to trzy różne rzeczy
Warto rozdzielić trzy efekty, które łatwo ze sobą mylić:
- oszczędność kosztowa — rzeczywiście zmniejszony wydatek pieniężny;
- oszczędność czasu — mniej czasu potrzebnego na wykonanie konkretnej czynności;
- wartość operacyjna — możliwość przeznaczenia uwolnionego czasu lub zasobów na inne zadania.
Te trzy efekty mogą wystąpić razem, ale nie są tym samym — i tylko pierwszy z nich odpowiada bezpośrednio na pytanie o realne oszczędności finansowe.
Dlaczego duża hala nie gwarantuje dużych oszczędności?
Dwie hale o podobnej powierzchni mogą mieć zupełnie inne warunki do uzyskania efektu ekonomicznego z automatyzacji. W jednej znaczna część przestrzeni jest dostępna, trasy są powtarzalne, a okna czasowe do pracy dobrze zaplanowane. W drugiej powierzchnia jest podzielona, duża część przestrzeni pozostaje wykorzystywana podczas planowanej pracy urządzenia, przeszkód jest wiele, a znaczna część zadania i tak pozostaje ręczna.
Dla ekonomiki automatyzacji ważniejsza od samego metrażu może być ilość powtarzalnej pracy, którą urządzenie rzeczywiście przejmie.
Jak policzyć efekt bez zgadywania ROI?
Zamiast szacować zwrot z inwestycji na oko, warto przejść przez kilka konkretnych kroków:
- zdefiniuj zadanie — co dokładnie ma zostać zautomatyzowane;
- policz koszt tego zadania dzisiaj — nie całej obsługi hali, tylko konkretnego procesu;
- określ zakres możliwy do automatyzacji — jaką część zadania urządzenie rzeczywiście przejmie;
- policz koszt modelu po wdrożeniu — robot, jego obsługa oraz pozostająca praca ręczna;
- porównaj oba warianty — nie robota z pracownikiem, tylko proces obecny z procesem po wdrożeniu;
- oddziel pieniądze od czasu — sprawdź, co rzeczywiście zmniejsza wydatki, a co jedynie uwalnia zasób.
Dopiero taki układ pozwala mówić o realnym efekcie, zamiast opierać decyzję na jednej, uśrednionej liczbie.
Co trzeba zmierzyć przed podjęciem decyzji?
Przed podjęciem decyzji warto zebrać konkretne dane:
- powierzchnię objętą danym zadaniem;
- powierzchnię rzeczywiście dostępną dla urządzenia;
- czas obecnie potrzebny na wykonanie zadania;
- częstotliwość jego wykonywania;
- koszt zasobów przypisanych do tego procesu;
- zakres, który robot może przejąć;
- zakres, który pozostanie ręczny;
- koszt urządzenia w wybranym modelu finansowania;
- koszty eksploatacji i obsługi;
- czas potrzebny na bieżącą obsługę robota;
- możliwe wykorzystanie uwolnionego czasu;
- okres, dla którego wykonywane jest porównanie.
Przy analizie kosztów sprzątania hal magazynowych we Wrocławiu warto więc wydzielić konkretny proces, który ma zostać zautomatyzowany, zamiast porównywać cenę robota z całym kosztem obsługi obiektu.
Uniwersalna kwota czy procent oszczędności nie opiszą konkretnej hali. Trzeba wiedzieć, jaki jest koszt wybranego procesu dzisiaj, jaka jego część może zostać zautomatyzowana, jakie koszty pozostaną i jakie nowe pojawią się po wdrożeniu. Dopiero porównanie tych dwóch modeli pozwala ocenić, czy automatyzacja przynosi rzeczywistą oszczędność finansową, uwalnia czas do innych zadań, czy łączy oba te efekty.
