Na jednym piętrze pracują trzy firmy. Każda ma własne pomieszczenia, ale pracownicy korzystają ze wspólnej kuchni, sanitariatów, korytarza i sal spotkań. Jedna firma zaczyna pracę wcześniej, inna kończy później, a kuchnia i sale konferencyjne są używane przez wszystkich.
Czy w takiej sytuacji można po prostu określić jeden zakres i jedną częstotliwość dla całego piętra? Zanim odpowie się na to pytanie, trzeba najpierw zrozumieć nie tylko, co znajduje się w biurze, ale kto, kiedy i na jakich zasadach korzysta z każdej strefy.
Najpierw podziel przestrzeń według sposobu użytkowania
Zanim powstanie jakikolwiek harmonogram, warto rozdzielić przestrzeń na kilka kategorii:
- strefy przypisane do konkretnej firmy — pomieszczenia używane wyłącznie przez jednego najemcę;
- części wspólne dla wszystkich użytkowników — recepcja, korytarze, czasem kuchnia;
- strefy współdzielone, ale używane według określonych zasad lub rezerwacji — na przykład sale spotkań;
- strefy techniczne lub zaplecze — dostęp do nich bywa regulowany odrębnie.
Taki podział nie musi wyglądać identycznie w każdym obiekcie — to robocza mapa, od której warto zacząć planowanie, a nie gotowy szablon. Dobrze zaprojektowany podział ułatwia później rozmowę z firmą realizującą profesjonalne sprzątanie biur w Warszawie o tym, jak organizować pracę w przestrzeni z kilkoma niezależnymi użytkownikami.
Część wspólna nie ma jednego sposobu użytkowania
Sama etykieta „część wspólna” jeszcze niewiele mówi o tym, jak dana strefa powinna być obsługiwana. Wspólna kuchnia może być używana przez pracowników kilku firm jednocześnie albo falami w różnych porach dnia. Sala spotkań bywa wspólna, ale działa przez system rezerwacji. Recepcja obsługuje cały obiekt, podczas gdy poszczególne gabinety należą wyłącznie do konkretnych najemców.
| Strefa | Kto korzysta | Co trzeba ustalić |
|---|---|---|
| Recepcja | użytkownicy i goście różnych firm | godziny użytkowania, zakres odpowiedzialności |
| Kuchnia | pracownicy kilku firm | rytm użytkowania, odpady, zakres serwisu |
| Sale spotkań | różni użytkownicy | dostępność, sposób rezerwacji lub użytkowania |
| Korytarze | wszyscy użytkownicy | ruch i możliwe godziny prac |
| Strefy prywatne | konkretna firma | dostęp, indywidualny zakres |
Jeden harmonogram nie musi oznaczać jednej częstotliwości dla wszystkiego
Wewnątrz jednego obiektu różne strefy mogą wymagać wykonania prac w różnych momentach — nie ze względu na samą częstotliwość, ale ze względu na to, jak dana przestrzeń jest faktycznie użytkowana. Nawet jedna wspólna strefa bywa wykorzystywana nierównomiernie w ciągu dnia.
Częstotliwość i moment wykonania prac powinny wynikać ze sposobu użytkowania danej strefy i uzgodnionego standardu, a nie z jednego, uśrednionego harmonogramu narzuconego na całą powierzchnię.
Kto powinien zgłaszać problemy i zatwierdzać zmiany?
Kiedy przestrzeń dzieli kilka firm, łatwo o sytuację, w której pracownicy każdej z nich niezależnie przekazują uwagi, a każda strona ma nieco inne oczekiwania. Serwis otrzymuje wtedy kilka równoległych, czasem sprzecznych źródeł instrukcji.
Zanim to się stanie problemem, warto ustalić:
- kto jest główną osobą kontaktową;
- kto może zgłaszać bieżące uwagi;
- kto zatwierdza zmianę zakresu;
- kto uzgadnia dodatkowe prace;
- jak przekazywane są zgłoszenia dotyczące części wspólnych.
Współdzielenie przestrzeni nie powinno oznaczać współdzielenia decyzji bez jasno określonej odpowiedzialności.
Co zrobić, gdy poszczególne firmy pracują w różnych godzinach?
Firmy dzielące jedno biuro mogą funkcjonować według różnych grafików. Jedna zaczyna pracę wcześniej, inna kończy późnym wieczorem, część zespołów pracuje hybrydowo. Niektóre pomieszczenia bywają dostępne dla serwisu tylko w wąskim oknie czasowym, sale spotkań mogą być zajęte jeszcze wieczorem, a dostęp do prywatnych stref poszczególnych firm trzeba osobno uzgodnić.
W takich warunkach harmonogram sprzątania nie może opierać się na jednym, wspólnym założeniu o godzinach pracy biura — musi uwzględniać realną dostępność poszczególnych stref, która różni się w zależności od tego, kto i kiedy z nich korzysta.
Jak ułożyć model serwisu dla całego biura?
Zbudowanie spójnego modelu dla współdzielonej przestrzeni warto oprzeć na kilku krokach:
- zinwentaryzować strefy;
- określić, kto korzysta z każdej z nich;
- rozdzielić części wspólne i przypisane konkretnym firmom;
- ustalić dostępność poszczególnych przestrzeni;
- przypisać zakres i częstotliwość;
- określić odpowiedzialność za zgłoszenia i zmiany;
- po rozpoczęciu serwisu sprawdzić, czy model odpowiada rzeczywistemu użytkowaniu.
Taka sama logika ma znaczenie niezależnie od tego, gdzie dokładnie znajduje się biuro — również tam, gdzie kilka firm dzieli powierzchnię w budynkach biurowych w centralnych częściach miasta, na przykład przy sprzątaniu biur w Śródmieściu.
W biurze współdzielonym nie wystarczy ustalić, co ma być sprzątane. Trzeba również wiedzieć, kto korzysta z danej strefy, kiedy jest ona dostępna i kto odpowiada za decyzje dotyczące serwisu. Dobry model serwisu dla takiej przestrzeni nie polega na tworzeniu kilku niezależnych grafików bez wspólnej koordynacji, lecz na połączeniu różnych potrzeb stref i użytkowników w jeden spójny model obsługi.
Najczęściej zadawane pytania
Jak zorganizować sprzątanie biura używanego przez kilka firm?
Poprzez podział stref według sposobu użytkowania, ustalenie dostępności poszczególnych przestrzeni oraz jasne określenie odpowiedzialności za zgłoszenia i decyzje.
Czy części wspólne powinny mieć osobny harmonogram sprzątania?
Niekoniecznie osobny dokument — ważne jest, żeby sposób ich obsługi był wyraźnie określony w przyjętym modelu serwisu.
Kto powinien zgłaszać uwagi firmie sprzątającej?
Zależy od organizacji obiektu, ale warto wcześniej wyznaczyć odpowiedzialną osobę i sposób przekazywania zgłoszeń.
Jak zaplanować sprzątanie, gdy firmy pracują w różnych godzinach?
Poprzez uwzględnienie realnej dostępności poszczególnych stref i dopasowanie okien serwisowych do rzeczywistego rytmu pracy każdej z firm.
